小規模事業者のための電子帳簿保存法｜電子取引データの保存ルール

「電子帳簿保存法って何をすればいいの？」

「ネット通販の領収書は、印刷してファイルに綴じておけばいい？」

そんな疑問や不安を抱えている小規模事業者の方も多いのではないでしょうか。

電子帳簿保存法は、専門用語が多く、「対応しないと青色申告が取り消される」「専用のソフトを導入しなければいけない」といった不安を強調する表現も見かけます。

しかし、小規模事業者が最低限やるべきことは、実はそれほど多くありません。

本記事では、「義務対応」に絞り、パソコンの標準機能だけで完結する「フォルダ構成」と「ファイル名の付け方」を具体的に解説します。ぜひ明日からの業務にお役立てください。

本記事は2026年9月時点の法令・国税庁公表資料（電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】等）に基づいています。

小規模事業者が最低限やるべきこと

メールやWebサイトで受け取った（または送付した）請求書・領収書は、データのままパソコンに保存する

これが、小規模事業者が知っておくべき電子帳簿保存法（電子取引データ保存）の結論です。

具体的には、次の3つを押さえれば、多くの小規模事業者は、最低限の対応ができます。

高額なシステムを導入しなくても、パソコンのフォルダと無料のひな形で対応できるケースが多くあります。

紙で受け取ったものとデータで受け取ったもので扱いが違う

紙の領収書は紙のまま保存してよい

お店でもらった紙のレシートや、郵送で届いた紙の請求書は、これまで通り紙のまま保存して問題ありません。電子帳簿保存法への対応として、紙の書類をスキャンすることが義務になったわけではありません。

データで受け取ったものは、印刷して紙で保存するだけでは足りない

一方、義務になっているのは「電子取引」のデータ保存です。電子取引とは、取引の情報をデータでやり取りすることをいい、たとえば次のようなものが該当します。

メールやWebサイトで受け取った請求書・領収書などは、2022年（令和4年）1月以後、データのまま保存することが原則となりました。

2023年末までは経過措置（宥恕措置）により、印刷した紙での保存も事実上認められていましたが、2024年（令和6年）1月1日以後に行う電子取引からは、印刷した紙で代える扱いは認められていません。

印刷した紙を保存していても、元のデータを削除してしまうと、保存の義務を果たしたことにはなりません。

基本は「紙は紙のまま」「データはデータのまま」保存すれば問題ありません。紙のデータ化は任意（後述する「スキャナ保存」）です。

電子取引データの保存に必要な3つの要素

電子データを保存する際は、ただ保存すればよいわけではなく、原則として次の要件を満たす必要があります。

1. 改ざんを防ぐための措置

保存したデータが後から書き換えられていないことを担保するための措置です。次のいずれかの方法で対応します。

小規模事業者にとって現実的なのは、「訂正削除の防止に関する事務処理規程（データを不用意に訂正・削除しない社内ルール）」を定めて、そのとおりに運用する方法です。国税庁がひな形を公開しており、費用をかけずに対応できます。

2. 検索できる状態にしておくこと

原則として「取引年月日」「取引金額」「取引先」で検索できる状態にしておく必要があります。

ただし、税務職員からのデータの「ダウンロードの求め」に応じられるようにしていることを前提に、次のいずれかに当てはまれば、検索機能の確保の要件はすべて不要とされています（令和6年1月1日以後に行う電子取引）。

2つ目は売上高に関係なく使える方法です。ただし、印刷した書面は日頃から整理しておく必要があり、元のデータの保存も引き続き必要です。

また、判定期間がない新規開業の個人事業主や新設法人は、1年目と2年目について検索機能の確保が不要と、国税庁の一問一答で示されています。

3. ディスプレイやプリンタで見られる状態にしておくこと

保存したデータを、パソコンの画面やプリンタで速やかに確認できる状態にしておくことです。通常のパソコンとプリンタがあれば、多くの場合この要件は満たせます。

ただし、猶予措置は「データを保存しなくてよい」という意味ではありません。データそのものの保存は、どの場合でも必要です。また、猶予措置に頼り続けるより、次の章で紹介する運用ルールを整えてしまうほうが、結果的に安心できると考えます。

明日からできる運用ルール｜フォルダ構成とファイル名

専用ソフトを使わず、パソコンの標準機能だけで完結する具体的な保存ルールです。制度の概要を押さえたら、あとは「実際にどう保存するか」という運用ルールを固めてしまうことが、スムーズな対応への近道でしょう。

フォルダの作り方

おすすめは、年度ごとに大きなフォルダを作り、その中を書類の種類で分ける方法です。

個人事業主の方は暦年（1月〜12月）で「2026年」「2027年」のように区切ります。法人の方は事業年度で区切り、「2026年3月期」「第5期」など決算期がわかる名前にすると、決算や申告のときに探しやすくなります。

月別フォルダを作る方法もありますが、フォルダが増えすぎると保存先を迷う原因になるため、小規模事業者であれば種類別だけで十分なことが多いです。

保存先は、パソコン本体だけでなく、クラウドストレージなどにバックアップを取っておくと、故障時にも安心でしょう。

ファイル名の付け方

ファイル名は、次の順番で統一するとよいでしょう。

ポイントは次のとおりです。

ファイル名に日付・取引先・金額を入れておくと検索要件を満たしやすい理由

国税庁の一問一答では、専用ソフトを使っていない小規模事業者の保存方法の例として、ファイル名に「取引年月日_取引先_金額」を規則的に入れ、任意のフォルダに格納して保存する方法が示されています。エクセル等で索引簿を作らなくても、パソコンのファイル検索で日付・取引先・金額を条件に探せるためです。

ただし、この方法は税務職員のダウンロードの求めに応じられるようにしておくことが前提です。また、日付は西暦か和暦のどちらかに統一します。

売上高5,000万円以下で検索要件が不要な事業者であっても、このルールで保存しておけば、税務調査で資料を求められた際や、ご自身が過去の取引を探す際にすぐ見つけられます。将来売上が伸びて5,000万円を超えた場合にも、運用を変えずに済むという利点もあります。

事務処理規程のひな形はどこにあるか

国税庁ホームページの「電子帳簿保存法関係」のページに、「参考資料（各種規程等のサンプル）」として事務処理規程のひな形が掲載されています。法人用と個人事業者用が分かれており、Word形式でダウンロードできます。

会社名や責任者の氏名など、必要な箇所を書き換えて保存しておけば足ります。税務署に提出する必要はありませんが、作っただけで終わらせず、規程に書いた内容（データを訂正・削除する場合の手順など）を実際に守ることが大切です。

弊事務所では、フォルダ構成・ファイル名のルール決めから、事務処理規程の作成まで、電子帳簿保存法の初期設定をサポートしています。「自分のやり方で合っているか確認したい」という段階でも構いません。初回無料の相談窓口まで、お気軽にお問い合わせください。

クラウド会計を使うとどこまで自動化できるか

freee、マネーフォワード、弥生などのクラウド会計ソフトには、請求書や領収書のデータをアップロードして仕訳と紐づけ、電子帳簿保存法の要件に沿って保存できる機能を持つものがあります。

自動化しやすいのは、銀行口座やクレジットカードの明細の取り込み、アップロードした書類の保存と検索などです。一方で、メールで届いたPDFをソフトにアップロードする作業や、通販サイトから領収書をダウンロードする作業は、手作業が残ることが多いのが実情です。

スキャナ保存を使いたい場合

紙の領収書をスキャンして、紙の原本を捨てたい場合は「スキャナ保存」という制度を使います

ただし、スキャナ保存は任意の制度で、やらなくても問題ありません。

スキャナ保存を行うには、一定の解像度での読み取り、受領後の一定期間内での入力、タイムスタンプの付与または訂正削除履歴が残るシステムの利用など、電子取引データの保存よりも細かい要件があります。

紙の量がそれほど多くない小規模事業者であれば、まずは「紙は紙のまま、データはデータのまま」の保存を確実に行い、スキャナ保存は必要を感じてから検討する、という進め方が最も現実的でしょう。

対応していないと何が起きるのか

青色申告の承認取消しが直ちに起きるわけではない

「対応していないと青色申告が取り消される」という情報を見て、不安になった方もいるかもしれません。

国税庁の一問一答では、要件どおりに保存されていない場合は取消しの対象となり得るとしつつ、青色申告の承認の取消しについては、違反の程度等を総合的に勘案したうえで判断する旨が示されています。つまり、保存に不備があったことだけで、直ちに一律に取り消されるという整理ではありません。

青色申告については下記の記事で詳しく解説しています。

ただし、税務調査の場面で説明を求められる

一方で、要件どおりに保存されていないデータや、印刷した紙だけを残している場合、その書類は正式な保存書類として扱われません。税務調査では、取引の内容について追加の説明や資料の提出を求められ、取引先の情報なども含めて総合的に確認されることになります。

ただし、取引が正しく記帳され、内容が他の資料で確認できる場合には、直ちに経費が否認されるものではありません。

また、電子取引データの隠蔽・改ざんが関わる場合には、重加算税が加重される制度もあります。過度に恐れる必要はありませんが、「データをきちんと残しておく」ことが、ご自身を守ることにつながります。

税務調査については下記の記事で詳しく解説しています。

優良な電子帳簿・デジタルシームレス保存という選択肢

ここまでは、義務としての最低限の対応をご紹介しました。さらに一歩進んで、会計帳簿そのものを一定の要件を満たすシステムで作成・保存する「優良な電子帳簿」という選択肢もあります。

令和7年度の税制改正では、国税庁長官が定める基準に適合するシステムを使って電子取引データを一定の要件で送受信・保存する「デジタルシームレス保存」の仕組みが設けられました。単にPDFを会計ソフトに保存しているだけでは該当しません。

要件を満たしたデータは、令和9年（2027年）1月1日以後に法定申告期限が到来する国税（個人事業主は令和8年分の所得税・消費税）について、重加算税10％加重の対象から除かれます。

さらに令和8年度の税制改正で、個人事業主の青色申告特別控除が見直されました。

令和9年分以後は、複式簿記での記帳と貸借対照表・損益計算書を添付したe-Taxによる期限内申告に加え、「優良な電子帳簿の保存」または「デジタルシームレス保存」のいずれかを満たすと、控除額が最大75万円になります（法人は対象外）。電子帳簿等保存制度リーフレット（75万円控除）｜国税庁

適用には、その年分の確定申告期限までに所定の届出書を提出する必要があります。

これは義務ではなく、メリットを受けたい方が選ぶ「攻め」の対応です。

下記の記事で詳しく解説しています。　

まとめ

電子帳簿保存法と聞くと難しく思えますが、やるべきことは「ルールを決めて、決めた通りに保存する」というシンプルな作業です。一度仕組みを作ってしまえば、あとは日々のルーティンとして定着していきます。まずは以下の5つの手順で進めていきましょう。

1. パソコンに専用の「電子取引データ保存フォルダ」を作る
   年度別・取引別に分けたシンプルなフォルダ構成を用意しましょう。
   
2. 国税庁のWebサイトから事務処理規程のひな形をダウンロードする
   氏名や屋号・社名を記入して保存し、規程に書いたルールどおりに運用することで、改ざん防止の要件を満たせるでしょう。
   
3. 届いたデータから「日付_取引先_金額」のファイル名で保存する
   例：20261015_株式会社〇〇_33000.pdfのように名前を付けることで、OS標準の検索機能で即座に探せるようになります。
   
4. 売上高の条件を確認する
   判定期間（個人は前々年、法人は前々事業年度）の売上高が5,000万円以下かを確認する（5,000万円以下なら、ダウンロードの求めに応じられることを前提に、検索要件がすべて不要になります。開業1〜2年目で判定期間がない場合も不要です）。
   
5. 過去データを少しずつ整理する
   メールの受信トレイやサイトのマイページに残っている過去の領収書データも、スキマ時間を使って少しずつ保存し直しましょう。

特別なシステムを慌てて導入する必要はありません。多くの場合、パソコンの標準機能と国税庁のひな形で対応できます。1つ目のステップから無理なく始めてみましょう。

弊事務所においても、個人事業主・フリーランスや法人化などの税務申告・開業全般サポートに力を入れておりますので、疑問点や不安がある方は初回無料の相談窓口まで、お気軽にお問い合わせください。